Un décret de septembre 2021 a confié au notariat la future délivrance, sous forme électronique, des légalisations et apostilles. Pour développer et installer l’écosystème technique qui permettra demain aux notaires d’accomplir cette formalité, le CSN a mandaté l’ADSN. Le chantier a démarré en 2021. Cesare Migliaccio pilote l’opération pour l’ADSN et en cadre ainsi l’enjeu : « Pour relever le défi et atteindre pleinement son but, notre solution doit répondre aux exigences de sécurité de l’État et aux attentes des notaires en matière de confort et de simplicité d’utilisation ».

Concrètement, le notaire recevra l’acte public à apostiller, recherchera dans la base de données la signature correspondante à celle de l’acte et comparera les signatures. Si elle est conforme, il posera l’apostille qui authentifie l’acte et le signera avec sa clé REAL et son code PIN personnel. Tout est dématérialisé. Si l’acte public à valider est un acte papier, il devra préalablement être numérisé. Pour valider des actes publics délivrés sous forme électronique « nous allons nous appuyer sur les systèmes techniques existants qui permettent de valider les signatures électroniques ». « En passant au notariat, les apostilles deviennent toutes des e-apostilles », précise Stéphane Schoffit, directeur des produits et services métier de l’ADSN, « tout dématérialiser est donc le sens du processus que nous mettons en place ».

Le futur système technique reposera sur quatre briques : une base de données pour la réception et le stockage des signatures, une plateforme destinée aux notaires et guichetiers qui réceptionnent les demandes à traiter, un portail grand public en ligne et, enfin, le registre des légalisations et apostilles. Ces quatre grands volets sont à des stades d’avancement différents. La base de signatures est pratiquement prête à l’emploi, dans l’attente des signatures, la plateforme est en plein développement. Les deux autres briques sont en phase de cadrage.

Première brique – première étape pour poser les fondations –, la création d’une puissante base de données qui devra stocker les dizaines de milliers de signatures numériques de tous les fonctionnaires aujourd’hui habilités au sein des ministères, collectivités, institutions, à signer des actes publics, soit une quarantaine d’organismes. Ce sont les ministères qui selon le décret ont la charge de recenser et de téléverser les signatures. Les notaires, qui signent des actes publics, sont eux aussi concernés par le dépôt de leurs signatures, mais un notaire ne pourra pas légaliser un acte qu’il aurait lui-même établi : il devra être exécuté par un confrère. La base de signatures doit être opérationnelle le 1^er janvier 2024, l’accès des formalités au grand public le 1^er janvier 2025, date à partir de laquelle les apostilles et les légalisations papier n’existeront plus (sauf pour de rares exceptions).

La deuxième brique, appelée plateforme de délivrance, est en phase d’élaboration. Elle intéresse directement les notaires et leurs instances. Cette plateforme permettra aux conseils régionaux d’assurer la délégation de service public pour accueillir le public et traiter les demandes qui n’auront pas été déposées en ligne. Un décret est attendu qui doit préciser quelles instances seront sollicitées. L’ADSN sera techniquement prête avec sa solution de plateforme et engagera les discussions avec les conseils régionaux concernés dès la publication du décret.

 « Comme pour tous les projets stratégiques de la profession, nous intégrons les utilisateurs dès la conception de l’outil », explique Cesare Migliaccio. En 2022 et 2023, c’est Emmanuel Ronzier, notaire et ancien Président de conseil régional qui accompagne comme notaire référent le développement de la plateforme et lui donne tout son sens en apportant le point de vue de la profession à chaque étape du développement. « Associer les notaires aux équipes de l’ADSN dans la conception et la réalisation des nouveaux outils représente une forte valeur ajoutée, cette synergie est le gage du succès », estime Emmanuel Ronzier. Cette contribution est d’autant mieux intégrée qu’elle se greffe sur un mode de travail dit « en agilité », qui induit des cycles courts. « Une démonstration est présentée chaque trois ou quatre semaines », poursuit Cesare Migliaccio, « ce qui permet de recevoir régulièrement le retour métier et de le prendre en compte si besoin pour pouvoir redresser la barre sans compromettre l’acquis des résultats précédents ».

C’est la première fois qu’un guichet administratif est pris en charge sur le terrain par des notaires. « L’État confie au notariat la mission de légaliser et d’apostiller les actes publics français, c’est une marque de confiance et une reconnaissance de notre savoir-faire », note Emmanuel Ronzier. Mettre au point les outils techniques implique un grand nombre d’interlocuteurs et exige une parfaite coordination avec toutes les administrations et services de l’État. L’essentiel du travail porte à ce jour sur l’organisation et la coordination avec l’État, un enjeu d’envergure pour l’ensemble des acteurs intéressés, administrations, notaires, citoyens qui devront disposer prochainement d’un outil à la fois simple et sûr.

 « Une fois dépassées les problématiques de coordination, la base de signatures reste un beau défi en termes de sécurisation et de gestion de données personnelles », résume Stéphane Schoffit qui relève aussi « un défi d’image pour la profession vis-à-vis des pouvoirs publics et des citoyens dans l’exercice de sa mission publique. »